Regulamin

Regulamin stanowi załącznik do Zarządzenia nr 53/2025 Prezydenta Miasta Bydgoszczy z dnia 27 stycznia 2025 roku.

REGULAMIN

PILOTAŻU PROGRAMU

BYDGOSKI UCZNIOWSKI BUDŻET OBYWATELSKI

ROK SZKOLNY 2024/2025

§ 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin określa zasady przeprowadzenia pilotażu programu Bydgoski Uczniowski Budżet Obywatelski.
2. Za realizację zadania: Bydgoski Uczniowski Budżet Obywatelski (zwanego dalej „BUBO”) odpowiada - w imieniu organu prowadzącego - Wydział Edukacji i Sportu Urzędu Miasta Bydgoszczy, zwany dalej „Wydziałem”, we współpracy z placówką będącą realizatorem projektu: Zespołem Szkół Ekonomiczno–Administracyjnych w Bydgoszczy, zwanym dalej „Realizatorem”.
3. Bydgoski Uczniowski Budżet Obywatelski jest realizowany w ramach zadania 2.4.1. Realizacja projektów wspierających edukację obywatelską dzieci i młodzieży z "Programu Rozwoju Edukacji Miasta Bydgoszczy na lata 2021-2030".
4. Ze środków Bydgoskiego Uczniowskiego Budżetu Obywatelskiego finansowane są projekty zgłoszone oraz wybrane w drodze głosowania przez uczniów szkoły ponadpodstawowej biorącej udział w Bydgoskim Uczniowskim Budżecie Obywatelskim.
5. Zwycięskie projekty realizowane są ze środków budżetu Miasta Bydgoszczy, kwota na realizację projektów dla każdej ze szkół wynosi 3 000,00 zł brutto.
6. Szczegółowy harmonogram realizacji pilotażu Bydgoskiego Uczniowskiego Budżetu Obywatelskiego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu
7. Udział w każdym etapie Bydgoskiego Uczniowskiego Budżetu Obywatelskiego jest dobrowolny i nie wiąże się z gratyfikacją za składanie projektów, udział w głosowaniu itp.

§ 2

REKRUTACJA SZKÓŁ

1. Program jest adresowany do szkół ponadpodstawowych, dla których organem prowadzącym jest Miasto Bydgoszcz. Listę placówek, które mogą się zgłosić do pilotażu programu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
2. Szkoły są wyłanianie w drodze otwartej rekrutacji, podczas której oceniane są kryteria formalne (status szkoły ponadpodstawowej prowadzonej przez Miasto Bydgoszcz, poprawność formalna zgłoszenia) oraz merytoryczne (aktualne doświadczenie w prowadzeniu działań demokratycznych i włączających, motywacja zgłaszanej kadry, możliwości zaangażowania szerokiego grona uczniów).
3. Oceny wniosków dokonuje Komisja Konkursowa, złożona z co najmniej 3 osób, w tym przedstawiciel Wydziału Edukacji i Sportu Urzędu Miasta Bydgoszczy, Zespołu Szkół Ekonomiczno – Administracyjnych oraz Fundacji Pole Dialogu wspierającej realizację programu. Formularz rekrutacyjny do pilotażu programu stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.

§ 3

ZOBOWIĄZANIA SZKÓŁ

1. Szkoły ponadpodstawowe przystępując do programu, jednocześnie deklarują: a. uczestnictwo minimum 2 osób dorosłych reprezentujących szkołę na spotkaniu informacyjnym planowanym na styczeń 2025 r. b. uczestnictwo minimum 4 osób (w tym dwóch osób dorosłych i dwóch uczniów) w spotkaniu warsztatowym planowanym na luty 2025 r. c. wyznaczenie szkolnego koordynatora lub koordynatorki Bydgoskiego Uczniowskiego Budżetu Obywatelskiego i osoby zastępującej. d. powołanie Szkolnego Zespołu Roboczego (zwany dalej „Zespołem”) składającego się z: przedstawiciela dyrekcji szkoły, szkolnego koordynatora lub koordynatorki Bydgoskiego Uczniowskiego Budżetu Obywatelskiego i osoby zastępującej, co najmniej trzech przedstawicieli/przedstawicielek organów samorządu uczniowskiego. e. samodzielną realizację obowiązków przez Szkolny Zespół Roboczy, w tym organizację BUBO wewnątrz placówki na zasadach przyjętych przez placówkę z uwzględnieniem treści niniejszego Regulaminu.
2. Szkoły są zobligowane do zachowania transparentności procesu, czyli opublikowania na stronie szkoły wewnątrzszkolnego regulaminu BUBO, zmian do wewnątrzszkolnego regulaminu BUBO, protokołu z głosowania w ramach BUBO oraz wszelkich informacji promujących program wśród całej społeczności szkolnej.
3. Szkoły są zobowiązane do realizacji BUBO zgodnie z wartościami procesów demokratycznych, to jest włączając do wspólnego działania społeczność szkolną, zachowując transparentność procesu wyłonienia projektów finansowanych w ramach BUBO, równość i tajność głosowania oraz powszechność dostępu do korzystania z projektu zrealizowanego w ramach BUBO.
4. Szkole, której przyznano środki finansowe w ramach BUBO, zwiększa się plan finansowy o kwotę przeznaczoną na realizację projektu/ów związanych z BUBO.
5. Szkoły są zobowiązane do terminowego rozliczenia finansowego oraz właściwego wydatkowania środków przeznaczonych na realizację projektów, w tym: prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej (w tym wyodrębnionej ewidencji środków trwałych), dokonywanie ewentualnych niezbędnych zmian w ramach klasyfikacji budżetowej, sporządzanie opisów dowodów księgowych zgodnie z otrzymanym z Urzędu Miasta Bydgoszczy wzorem, przygotowywanie protokołów zdawczo-odbiorczych z realizacji usług/dostaw, przeprowadzanie procedury zamówień zgodnie z regulaminem zamówień szkoły, złożenie sprawozdań finansowych z realizacji wybranego/wybranych projektu/projektów, prowadzenie dokumentacji fotograficznej oraz rozliczenie merytoryczne.
6. Przyznane w programie środki mogą być wykorzystane wyłącznie na realizację projektów zaproponowanych, a następnie wybranych w głosowaniu lub innej decyzji podjętej przez społeczność szkoły, zgodnej z wewnątrzszkolnym regulaminem BUBO. Finansowanie może obejmować: zakup szeroko rozumianego wyposażenia szkoły lub wyposażenia terenów przyszkolnych należących do szkoły, zakup pomocy dydaktycznych, materiałów, narzędzi, usług, w tym usług edukacyjnych, usług animacyjnych niezbędnych do przeprowadzenia zadań merytorycznych etc., które zostaną uznane za najważniejsze przez daną społeczność szkolną.

§ 4

ZGŁASZANIE PROJEKTÓW

1. Projekty mogą składać wyłącznie uczniowie danej szkoły.
2. Projekt może być złożony przez jednego ucznia lub grupę uczniów.
3. Jeden uczeń lub grupa uczniów może złożyć dowolną liczbę projektów.
4. Projekty muszą być zgodne z prawem i statutowymi zadaniami szkoły oraz nie mogą naruszać planów szkoły.
5. Projekty muszą być zlokalizowane na terenie należącym do szkoły.
6. Projekty muszą obejmować całość kosztów związanych z ich realizacją (w tym np. koszty transportu).
7. Efekty projektów muszą być dostępne dla ogółu społeczności szkolnej.
8. Wartość jednego projektu nie może przekroczyć kwoty 1 500,00 zł brutto.
9. Aby zgłosić projekt, należy wypełnić formularz zgłoszeniowy, który będzie opracowany przez Zespół po serii warsztatów i szkoleń realizowanych przez Realizatora oraz na podstawie przygotowanych propozycji stworzonych przez Realizatora. Uczniowie muszą oszacować wstępny kosztorys, natomiast ostatecznej wyceny dokona Zespół. Przykładowy formularz zgłoszeniowy stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.
10. Zespół określi sposób przyjmowania projektów w swojej szkole, tak aby okres zgłaszania formularzy nie był krótszy niż 14 dni.
11. Do projektu uczeń lub grupa uczniów dołącza listę poparcia, podpisaną przez co najmniej 20 uczniów danej szkoły. Jedna osoba może poprzeć dowolną liczbę projektów. Przykładowa lista poparcia stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu.
12. Na liście poparcia nie mogą podpisać się osoby składające dany projekt.
13. Członkowie Zespołu nie mogą składać projektów.

§ 5

OCENA PROJEKTÓW

1. Zgłoszone przez uczniów projekty podlegają weryfikacji formalnej oraz merytorycznej. Oceny dokonuje Zespół.
2. W przypadku, gdy projekt będzie zawierał nieścisłości lub braki uniemożliwiające jego realizację, Zespół zwraca się do ucznia/grupy uczniów, wskazując możliwe modyfikacje danego projektu. Uczeń/grupa uczniów ma nie więcej niż 3 dni kalendarzowe na dokonanie korekty. Projekty, które nie zostaną poprawione w terminie, nie będą dalej rozpatrywane.
3. Jeśli dwa lub więcej projektów dotyczą podobnego zadania lub ich realizacja zaplanowana została w tym samym miejscu, Zespół organizuje spotkanie z udziałem uczniów celem omówienia możliwości połączenia projektów w jeden lub np. zmiany lokalizacji jednego lub więcej z nich. W przypadku braku zgody na połączenie projektów, rozpatrywane są one osobno.
4. Projekty, które zawierają treści powszechnie uznawane za obraźliwe, które dyskryminują osobę lub grupę osób lub mogą być odebrane jako społecznie naganne, nie są rozpatrywane.
5. Po weryfikacji Zespół przekazuje projekty do Realizatora, który w porozumieniu z Wydziałem Edukacji i Sportu Urzędu Miasta Bydgoszczy zatwierdza ostateczną listę projektów dopuszczonych do głosowania.
6. Wyniki oceny publikowane są na szkolnej tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej szkoły. Informacja o wynikach weryfikacji zawiera wykaz złożonych projektów z oznaczeniem „przyjęty” lub „odrzucony” dla każdej z propozycji. Przy projektach odrzuconych znajdzie się również powód odrzucenia.
7. Z przyjętych projektów tworzona jest lista projektów, które zostaną poddane pod głosowanie uczniów. Lista zawiera tytuł projektu, opis projektu oraz szacunkowy koszt realizacji. Kolejność projektów na liście jest ułożona według kolejności ich wpływu, zgodnie z otrzymanym numerem przy składaniu projektu.

 § 6

PROMOCJA I WYBÓR PROJEKTÓW. GŁOSOWANIE

1. Projekty, które otrzymały pozytywną ocenę, można promować wśród społeczności szkolnej. Szkoła zobowiązuje się umieścić materiały promujące projekt/projekty w miejscu ogólnodostępnym, tak aby każdy uczeń miał możliwość zapoznania się z wykazem (np. dziennik elektroniczny, platformy edukacyjne, dyski współdzielone, ogólnodostępne miejsce na tablicy w szkole, itp.). Zespół wskazuje miejsca na terenie szkoły, w których można umieszczać materiały promocyjne.
2. Na projekty zgłoszone w ramach BUBO mogą głosować wyłącznie uczniowie danej szkoły.
3. Głosowanie odbywa się w formie papierowej lub elektronicznej. Szczegóły ustala Zespół i podaje do wiadomości uczniów. Przykładowa karta do głosowania stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu.

§7

OGŁOSZENIE WYNIKÓW I REALIZACJA PROJEKTÓW

1. Za wybrane do realizacji uznaje się projekty, które uzyskały największą liczbę punktów, aż do wyczerpania puli środków dla szkoły.
2. Jeżeli środki na realizację kolejnego projektu z listy nie będą wystarczające, uwzględniony zostanie pierwszy z następnych projektów na liście, którego koszt nie spowoduje przekroczenia puli dostępnych środków.
3. Jeżeli nie będzie takiej możliwości, pozostała kwota może zasilić budżet zwycięskich projektów. O podziale decyduje Zespół.
4. Kwota nierozdysponowana, o której mowa w ust. 3 może zostać wykorzystana do współfinansowania kolejnego projektu z listy pod warunkiem, iż brakujące fundusze na jego realizację zostaną pokryte z zasobów szkoły, Rady Rodziców lub innych źródeł.
5. Jeżeli dwa lub więcej projektów otrzyma tą samą liczbę punktów, zwycięski projekt wybiera się w drodze losowania, które przeprowadza Zespół.
6. Jeżeli w wyniku głosowania okaże się, że wśród wybranych projektów są takie, które pozostają ze sobą w sprzeczności lub wzajemnie się wykluczają, zrealizowany zostanie projekt, który uzyskał największe poparcie.
7. Wyniki głosowania zostaną opublikowane na szkolnej tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej szkoły.
8. Za wdrożenie oraz terminową realizację zwycięskich projektów odpowiedzialny jest Zespół oraz autor (autorzy) projektów. Termin końcowy na realizację projektu/projektów to 30 czerwca 2025 roku.
9. Każda szkoła zobowiązana jest przygotować oraz dostarczyć do Realizatora sprawozdanie merytoryczne oraz finansowe z realizacji projektów wybranych w ramach BUBO do 10 sierpnia 2025 roku. Za opracowanie powyższego sprawozdania odpowiada dyrektor szkoły. Formularz sprawozdania stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu.
10. Projekty zrealizowane w ramach BUBO są oznakowane. Oznaczenie powinno zawierać informację nt. realizacji zadania w ramach Bydgoskiego Uczniowskiego Budżetu Obywatelskiego uwzględniając tytuł projektu, kwotę, rok realizacji oraz nazwisko autora/autorów projektu.

§ 8

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją procesu Bydgoskiego Uczniowskiego Budżetu Obywatelskiego w danej szkole jest szkoła.
2. Administrator jest obowiązany przetwarzać pozyskane dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.
3. Celem zapewnienia przejrzystości przetwarzania danych, administrator wykonuje obowiązek, o którym mowa w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), podając do publicznej wiadomości treść informacji administratora poprzez zamieszczenie jej na stronie internetowej szkoły oraz wywieszenie w ogólnie dostępnym miejscu w szkole i utrzymywanie zamieszczenia i wywieszenia przez cały czas realizacji Bydgoskiego Uczniowskiego Budżetu Obywatelskiego. Wzór informacji administratora o przetwarzaniu danych osobowych stanowi załącznik nr 8 do niniejszego Regulaminu.

Załącznik nr 1 do Regulaminu BUBO

HARMONOGRAM

Bydgoskiego Uczniowskiego Budżetu Obywatelskiego

rok szkolny 2024/2025

POBIERZ REGULAMIN WRAZ Z ZAŁĄCZNIKAMI